Privacyregels voor Fotobond en fotoclubs

Privacyregels voor Fotobond en fotoclubs

Op 25 mei 2018 werd de nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze heeft gevolgen voor alle geledingen van de Fotobond. Zowel de Fotobond, de afdelingen als de aangesloten clubs moeten privacyregels opstellen, een privacyreglement vaststellen en publiceren op hun website en alle leden laten instemmen met het gebruik van hun persoonlijke gegevens. Er moeten verwerkersovereenkomsten worden gesloten met iedere persoon en instantie buiten de Fotobond en de fotoclub die de gegevens gebruikt. Sommige gegevens mogen alleen gebruikt worden voor een vooraf bepaald doel waarvoor die persoon toestemming heeft gegeven. 

Kern is dat er zeer zorgvuldig met persoonlijke gegevens wordt omgegaan. Zo mag je binnen je club wel een ledenlijst verspreiden, maar mag je die niet zomaar op een (openbare) website zetten. 

De basis van de nieuwe privacywetgeving wordt gevormd door de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).  Meer daarover is ter vinden in het document De AVG voor beginners. 

123RF

Privacy en foto’s

Over het omgaan met foto’s in het kader van de nieuwe privacyregels bestaan verschillende opvattingen. Toen de invoering van de nieuwe regelgeving naderde, werd van meerdere kanten gemeld dat fotograferen van personen zonder hun toestemming problematisch zou worden. Inmiddels is er meer duidelijk geworden. De soep wordt niet zo heet gegeten. 

Een goed artikel hierover staat in het blad Focus van juli/augustus 2018, dat ik hieronder zeer beknopt weergeef. Daarin betoogt Jeroen Lubbers van Dirkzwager Advocaten allereerst dat foto’s van herkenbare personen te beschouwen zijn als persoonsgegevens. Daarmee vallen ze onder de werking van de nieuwe wet. Het begint met het maken van de foto. Als dat in opdracht of anderszins met toestemming van de geportretteerde gebeurt, is er geen probleem, zolang de foto niet gebruikt wordt voor andere doeleinden dan bedoeld wordt. De wettelijke grondslag waarop de fotograaf deze gegevens mag verwerken is dan ‘het uitvoeren van een overeenkomst’ of ‘gerechtvaardigd belang’. De fotograaf moet zorgvuldig met de (papieren en digitale) gegevens omgaan.

Anders is het als er op een foto personen staan die daarvoor nooit toestemming hebben gegeven. Denk aan passanten op een straatfoto. Het kan uw ‘gerechtvaardigd belang’ zijn om die foto te nemen en te gebruiken. Ook kan de grondslag ‘vrije nieuwsgaring / journalistieke doeleinden’ van toepassing zijn. Bedenk wel dat een eventuele privacyschending groter is naarmate de context van de foto gevoeliger is. Een foto van winkelend publiek is minder snel bezwaarlijk dan een foto die op een nudistencamping is gemaakt. 

Hierboven hebben we het vooral over het maken van de foto. Het geheel wordt wat kritischer als de foto gepubliceerd wordt. Of de foto nu al of niet in opdracht (of met toestemming van de afgebeelde persoon) is gemaakt, de fotograaf mag die publiceren tenzij de geportretteerde een ‘redelijk belang’ heeft; dat is dan in het bijzonder een privacybelang, dat zwaarder kan wegen dan het ‘gerechtvaardigd belang’ van de fotograaf. Nu hebben we het over portretrecht. Dit is niet nieuw, maar in het kader van publicatie net zo belangrijk als voorheen. Meer over auteursrecht en portretrecht: 
> auteursrecht en portretrecht voor de amateurfotograaf
> auteursrecht 

> modelcontracten en voorbeeldlicenties.

De beroepsorganisatie van fotografen DuPho is duidelijk in zijn standpunt. Hun advocaat Job Hengeveld betoogt op hun website dat er geen vrees hoeft te zijn dat we nu geen personen herkenbaar in beeld mogen brengen zonder dat ze daarvoor toestemming hebben gegeven. De straatfotograaf of hobbyfotograaf is niet bezig om mensen te identificeren, ook al kan de foto daarvoor wellicht wel gebruikt worden. Daarmee hoeft hij niet al bij de opname rekening te houden. Er blijft vrijheid van meningsuiting en informatie en artistieke vrijheid. Geen reden voor paniek, dus.

Nog enkele opmerkingen:

  • Niet alleen de foto van een persoon is een persoonsgegeven, maar uiteraard ook diens naam en andere tekstgegevens. Ga daarmee dus even zorgvuldig om.
  • De betrokkene heeft o.a. het recht de gegevens over hem in te zien en te laten wissen. Ook dan geldt dat er een afweging gemaakt moet worden tussen uw belang als fotograaf en het belang van de afgebeelde.
  • Als we spreken over publiceren wordt daaronder verstaan alle soorten van publiek maken, zowel in print (boek, tijdschrift) als digitaal (eigen website of die van de club, Flickr en dergelijke).
  • Als u zelf een website hebt, kunt u daar een privacyverklaring in opnemen waarin u aangeeft hoe u met persoonsgegevens omgaat, hoe lang u die bewaart en ook bijvoorbeeld dat u de foto waarop iemand zich herkent op eerste verzoek van de betrokkene zal verwijderen van uw website. De Fotobond heeft geen model beschikbaar van een privacyverklaring voor de fotograaf, maar op internet is inmiddels veel te vinden.

Samenvattend: Het fotograferen op straat is niet veel anders geworden dan het was. Wees voorzichtig bij situaties die een op de foto herkenbaar persoon in een ongewenst daglicht plaatsen. Bij het publiceren van foto’s gelden onverkort de regels omtrent auteursrecht en portretrecht.

Geen verwerkersovereenkomst tussen Fotobond en fotoclub 

De Fotobond moet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van de leden. Die gegevens moeten in principe binnen de organisatie blijven. Echter, om bijvoorbeeld het blad Fotobond In Beeld te verzenden moet de drukker beschikken over naam, adres en woonplaats van alle abonnees. Met deze ‘verwerker’ moet contractueel worden vastgelegd dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor het aangegeven doel en daarna worden vernietigd. Dit contract heet een Verwerkersovereenkomst.

Ook fotoclubs maken gebruik van persoonsgegevens die vastgelegd zijn door de Fotobond. Een nieuw lid wordt in eerste instantie centraal ingevoerd (door het lid zelf) en daarna bevestigt de club dat deze persoon bij hen kan worden ingeschreven. Het ledensecretariaat schrijft het aspirant-lid in bij de club. Clubsecretarissen hebben toegang tot de centrale ledenadministratie, maar uitsluitend voor hun eigen clubleden.

Moet er nu een verwerkersovereenkomst worden gesloten tussen de Fotobond en alle aangesloten clubs?
Het antwoord kunnen we ontlenen aan de Voetbalbond, die dit heeft laten uitzoeken door het juridisch bureau DAS. Bij de KNVB geldt in essentie eenzelfde structuur als bij de Fotobond. De leden van de aangesloten (voetbal-/foto-)club zijn automatisch lid van de bond. De contributie voor de bond wordt afgedragen door de club. Dan geldt in AVG-taal: de club en de bond zijn beide ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Beide moeten dan een eigen grondslag hebben voor de verwerkingen die zij doen; dat is vaak Uitvoering van de overeenkomst of Gerechtvaardigd belang. In deze situatie is geen verwerkersovereenkomst tussen club en bond vereist.

Samenvattend: Er zijn tussen de Fotobond en de aangesloten fotoclubs geen verwerkersovereenkomsten nodig.

Model privacyreglement

Er is een model beschikbaar voor het privacyreglement van een fotoclub: 
> model Privacyreglement voor fotoclubs.

Binnen de Fotobond is het dossier Privacywetgeving toegewezen aan de voorzitter, Oege Lam. Voor zover u binnen afdeling of club modellen hebt vastgesteld voor privacybeleid, -reglement of verwerkersovereenkomst die gebaseerd zijn op de nieuwe wetgeving, wordt het op prijs gesteld als u deze stuurt naar voorzitter@fotobond.nl. We kunnen leren van elkaar! 


We use cookies to personalise content and ads, to provide social media features and to analyse our traffic. We also share information about your use of our site with our social media, advertising and analytics partners. View more
Cookies settings
Accept
Privacy & Cookie policy
Privacy & Cookies policy
Cookie name Active

In de bestuursvergadering op 7 maart 2018 besluit het bestuur om op de website de volgende tekst op te nemen over de bewaking van privacy van onze leden.

Fotobond afdeling Twente legt alleen die persoonsgegevens vast die nodig zijn om als stichting goed te kunnen functioneren. Wij leggen gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze doelstelling of de verwerking afdelingswedstrijdverband. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt om de doelen van de stichting te kunnen verwezenlijken.

Deze privacyverklaring legt vast welke persoonsgegevens door de Fotobond afdeling Twente worden verwerkt en gebruikt, zowel in geschrift als op de website.

Uw mailadres wordt uitsluitend gebruikt om u informatie te sturen die onze stichting betreft, zoals nieuwsbrieven en deelname aan afdelingswedstrijden. Is dat het geval dan worden gegevens na het verstrijken van de wettelijke bewaar termijn verwijderd.

Indien u dat wenst zullen wij u informeren over de gegevens die over u bij ons aanwezig zijn. De stichting zal persoonlijke gegevens leden relaties (naam, mailadres, etc.) alleen openbaar maken na uw voorafgaande toestemming.

Deze privacyverklaring voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke van kracht is vanaf 25 mei 2018.

Voor de argumentatie en achtergronden van deze privacy verklaring wordt verwezen naar de Landelijke Fotobond.

Persoonsgegevens:
De Fotobond afdeling Twente verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

  • Leden van de Fotobond afdeling Twente;
  • Personen die de Fotobond afdeling Twente om informatie of documentatie hebben verzocht;
  • Personen met wie de Fotobond afdeling Twente een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

De persoonsgegevens die wij verwerken indien van toepassing:

  • Voor- en achternaam *
  • De Fotoclub/ Fotogroep gegevens *
  • E-mailadres *
  • Fotobond lidnummer *

De met * aangegeven items zijn benodigd voor het lidmaatschap Fotobond,
die de afdeling gebruikt voor inschrijving fotowedstrijden.

Fotobond afdeling Twente verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Fotobond Afdeling Twente verwerkt persoonsgegevens
voor de volgende doelen:

  • Het aanmelden wedstrijdverband Fotobond Nederlands Centrum voor Vrijetijdsfotografie, tevens voor communicatie met de Fotobond en afdeling Twente van de Fotobond.
  • Voor het aanschrijven van leden via de secretarissen van de Fotoclubs, o.a. voor het uitnodigen van de leden voor de Algemene Leden Vergadering.
  • Voor het innen van een financiele bijdrage, cursussen en workshops.
  • Interne communicatie binnen de Fotobond afdeling Twente vanwege de doelstelling om in wedstrijdverband te fotograferen.
  • Om te kunnen antwoorden op verzoeken om informatie
  • Om contact op te nemen met relaties

Hoe en waar de gegevens worden opgeslagen
De secretaris beheert de gegevens op een computer in een versleuteld bestandssysteem, beveiligd met een wachtwoord.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De Fotobond afdeling Twente bewaart je persoonsgegevens  gedurende jouw lidmaatschap van de Landelijke Fotobond. De Fotobond afdeling Twente verwijdert jouw persoonsgegevens binnen 4 weken na beëindiging van het lidmaatschap van de Fotobond.

Delen van persoonsgegevens met derden
De Fotobond afdeling Twente verstrekt uitsluitend gegevens aan de fotoclubs/ fotogroepen die aangesloten zijn bij de Fotobond. Gegevens worden uitdrukkelijk niet gedeeld voor commerciële  doeleinden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Fotobond afdeling Twente en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar de secretaris van de Fotobond afdeling Twente.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, nemen wij contact met je op ter verificatie.

Klachten
De Fotobond afdeling Twente wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De Fotobond afdeling Twente neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur.

De Fotobond afdeling Twente gebruikt voor de website een aantal technieken/ procedures welke ertoe bijdragen dat de pagina’s goed beschermd zijn tegen indringers (hackers).

Website update (via WordPress)
WordPress is de software waarmee de Fotobond Afdeling Twente website wordt bebouwd. Deze software wordt zoveel mogelijk up-to-date gehouden om ontdekte zwakheden te verhelpen.

Cookies
De Fotobond afdeling Twente gebruikt alleen technische en functionele cookies. Dit is een functie van de gebruikte WordPress software. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Beveiliging van de communicatie met de website
De website van de Fotobond afdeling Twente werkt met TLS (Transport Layer Security, zie het slotje in de browser). Dit behelst de encryptie van verbinding tussen jouw computer en de website. Tevens weet je zeker dat je met de website van de Fotobond Afdeling Twente communiceert en niet met een imitatie.

Slotbepalingen
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van Fotobond afdeling Twente. In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet, beslist het bestuur van de Fotobond afdeling Twente.


Voor nadere informatie kunt u zich richten via ons contactformulier,
secretaris Fotobond afdeling Twente.

@ copyright Fotobond afdeling Twente 2018


 Terug naar startpagina

Save settings
Cookies settings